Documentos importantes

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Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos : Documentos Contábeis e Documentos Legais :

Documentos Contábeis

Os documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológica de data , em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais , separados e arquivados por mês , por trimestre ou por ano , de conformidade com o volume de documentos de cada empresa .
Os principais documentos contábeis são :
– notas de compra/serviços
– notas de vendas/serviços
– extratos bancários
– duplicatas pagas
– comprovantes de despesas/custos
– cópias de cheques
– comprovantes de débitos/créditos bancários
– outros documentos contabilizados

Documentos Legais

Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos:

100 – FEDERAL
200 – ESTADUAL
300 – MUNICIPAL
400 – MINISTÉRIO DO TRABALHO
500 – CONTRATOS
600 – INSS
700 – SINDICAL
800 – DIVERSOS

Por sua vez, cada setor é dividido em:

100 – FEDERAL

101 –Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ)
102 –Declaração do Imposto de Renda – Pessoa Jurídica
103 –Ficha de Alteração do CNPJ
104 –Pedido de Restabelecimento do CNPJ
105 –Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF
106 –Comunicações de Aumento de Capital
107 –Demonstrativos dos Duodécimos
108 –CAIF
109 –Comunicações de IPI e IRPJ
110 –DIRF
111 –Cartão do CNPJ
112 –Notificações – Auto de Infrações
113 –Baixa do CNPJ
114 –Certidão Negativa por Encerramento de Atividades
115 –Programa de Alimentação ao Trabalhador
116 –DNER
117 –Defesas
118 –Utilidade Pública
119 –Parcelamentos
120 –Termo de Opção – Simples
121 –Autorização do DAC
122 –IPEM
123 –Divisão de Censura de Diversões Públicas
124 –CADE – SDE

200 – ESTADUAL

201 –Declaração Cadastral (DECA)
202 –Declaração para Codificação de Atividade Econômica (DECAE)
203 –Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF)
204 –Índice de Participação dos Municípios (DIPAM)
205 –Licença da CETESB
206 –Demonstrativo das Operações Interestaduais
207 –Certidão Negativa do ICM
208 –Autorização para Confecção de Notas Fiscais
209 –Auto de infração
210 –Parcelamento do ICM
211 –Notificações
212 –FIC – Ficha de Inscrição do Contribuinte
213 –Declarações
214 –Alvará de Utilização – Secr. Saúde
215 –Modelos de Notas Fiscais
216 –Comprovação ZONA FRANCA
217 –Conselho Regional de Educação
218 –Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma)
219 –IBDF – IBAMA
220 –Defesas
221 –Licença da Divisão do Exercício Profissional
222 –Utilidade Pública
223 –Declaração de Microempresa
224 –Laudos Técnicos
225 –Pedido/ Comunicação Uso Processamento de Dados
226 –Vigilância Sanitária

300 – MUNICIPAL

301 –Guia de Inscrição ou Atualização
302 –Ficha de Inscrição no CCM
303 –Taxas de Licença
304 –Certidão Negativa do ISS
305 –Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME)
306 –Cadastramento de Anúncios (CADAN)
307 –Pedido de Vistoria
308 –Comunicados
309 –Imposto Predial
310 –Auto de Infração e Intimação
311 –Autorização para Impressão de Notas Fiscais
312 –Habite-se / Auto Vistoria
313 –Alvará de Funcionamento
314 –Defesas
315 –Utilidade Pública
316 –Declaração de Microempresa
317 –Parcelamentos
318 –Cancelamentos
319 –CONTRU/FICAM
320 –Regime Especial

400 – MINISTÉRIO DO TRABALHO

401 –Cadastro de Empresas
402 –Relação de Empregados Menores
403 –RAIS / DCPIS
404 –CIPA
405 –Certificados de Aprendizagem SENAI
406 –Reclamações Trabalhistas – Defesas
407 –Notificações/ Processos/ Autos de Infração
408 –Certificados de Aprovação das Instalações – CAI/DI
409 –Defesas
410 –Acordo de Compensação
411 –Laudos Técnicos

500 – CONTRATO

501 –Contrato Social – Ata de Constituição
502 –Alterações de Contrato
503 –Contrato de Locação
504 –Contrato de Uso de Veículos
505 –Cadastro da JUCESP
506 –Contrato de Assessoria
507 –Contrato de Prestação de Serviços
508 –Reuniões
509 –Publicações em Jornais
510 –Atas
511 –Contratos Diversos
512 –Comprovante de Caução de Locação
513 –Certidão Breve Relato – JUCESP
514 –Xerox das Exigências – JUCESP
515 –Declaração de Alienação de Participações Societárias
516 –Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA.
517 –Notificações
518 –Defesas
519 –Recadastramento – São Paulo Firma
520 –Buscas Jucesp/Cartórios

600 – INSS

601 –Pedido de Matrícula (Inicial)
602 –Certificado de Matrícula
603 –Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC)
604 –Certificado de Regularidade de Situação
605 –Certificado de Quitação
606 –Certificado de Taxa de Seguro
607 –Demonstrativo dos Salários de Contribuição
608 –C..B.
609 –Alterações: Nome, Endereço, CGC
610 –Declarações de Rendimento do INSS
611 –Comprovante Inscrição Contribuição Individual
612 –Carnês dos Sócios
613 –Recadastramento
614 –Autos de Infração
615 –Defesas
616 –SESI
617 –Termo Ação Fiscal – TAF
618 –Parcelamentos

700 – SINDICAL

701 –Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador
702 –Conselho Regional de Farmácia
703 –Dissídios Coletivos
704 –Acordos
705 –SENAI – CIESP – FIESP
706 –FINAME
707 –Certidões e Registros
708 –CRA
709 –CORCESP
710 –Conselho Regional de Contabilidade
711 –CRECI
712 –CREA
713 –Correspondência Sindicato Patronal
714 –CONAR (Legislação e Processos)
715 –SUSEP
716 –Certidão Negativa de Débito Salarial
717 –Conselho Regional de Medicina
718 –EMBRATUR
719 –Conselho Nacional do Cinema

800 – DIVERSOS

801 –CACEX
803 –Certidão de Registro de Capital Estrangeiro
804 –Procurações / Declarações
805 –Balanços e Balancetes
806 –Documentos dos Sócios ( xerox )
807 –Marcas e Patentes
808 –Correspondências
809 –Consultas
810 –Certidões Negativas – Fórum – Cartórios – J.Federal – FGTS
811 –Escrituras
812 –Apuração do Ativo Imobilizado
813 –Ajustes de Balanço
814 –Laudo de Avaliação
815 –Relatórios
816 –Inventário
817Depósito Inicial
818Cadastro de Fornecedores e Associações
819Convocações
820 –Atestado de Residência e Capacidade Técnica
821 –Cadastro de Bancos
822 –Mapas de Depreciações
823 –Alvarás
824 –Seguros
825 –Carta de Fiança
826 –Eletrobras
827 –BNDES
828 –Consórcios

As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue:

PASTA A/1PASTA B/2
1-Guias de Recolhimento do INSS9 –Guias de Apuração e Recolhimento do ICM
2-Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS10 –Guias de Apuração e Recolhimento do IPI
3 –Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social11 – 
4 –Guias de Recolhimento do ISS12 – 
5 –Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados13 –Orientações e Comunicados
6 –Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS14 –Memos – Empresa Contábil
7 –Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial15 – 
8 –Folhas e Envelopes de Pagamento16 – 
    
    
PASTA C/3PASTA D/4
    
17-Balanços25 –Fichas Financeiras e Informes de Rendim.
18-Balancetes26 –Folhas de Pagamento e Pro-Labore
19-Cadastros e Declarações27 – 
20-IBGE28 – 
21-DCTF29 – 
22- 30 – 
23- 31 – 
24- 32 –Documentos dos Autônomos
    
    
PASTA E/5  
FUNCIONÁRIOS  
33-  40 – Empregados Desligados
34-  40.1 –
35-  40.2 –
36-  40.3 –
37-  40.4 –
38-  40.5 –
39-  40.6 –
   40.7 –
   40.8 –
   40.9 –
   40.10 –

Prazos para guarda de documentos

A legislação estabelece diferentes prazos de manutenção e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situações em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias normas legais e dos vários ramos envolvidos (societário, tributário, trabalhista, previdenciário, etc.). A seguir, divulgamos algumas tabelas de guarda de documentos.

Prazos Federais
– Comercial
– Trabalhista e previdenciário
– Prazos Estaduais
– Prazos Municipais
– Livros Fiscais

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