Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos : Documentos Contábeis e Documentos Legais :
Documentos Contábeis
Os documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológica de data , em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais , separados e arquivados por mês , por trimestre ou por ano , de conformidade com o volume de documentos de cada empresa .
Os principais documentos contábeis são :
– notas de compra/serviços
– notas de vendas/serviços
– extratos bancários
– duplicatas pagas
– comprovantes de despesas/custos
– cópias de cheques
– comprovantes de débitos/créditos bancários
– outros documentos contabilizados
Documentos Legais
Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos:
100 – FEDERAL
200 – ESTADUAL
300 – MUNICIPAL
400 – MINISTÉRIO DO TRABALHO
500 – CONTRATOS
600 – INSS
700 – SINDICAL
800 – DIVERSOS
Por sua vez, cada setor é dividido em:
100 – FEDERAL
| 101 – | Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ) |
| 102 – | Declaração do Imposto de Renda – Pessoa Jurídica |
| 103 – | Ficha de Alteração do CNPJ |
| 104 – | Pedido de Restabelecimento do CNPJ |
| 105 – | Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF |
| 106 – | Comunicações de Aumento de Capital |
| 107 – | Demonstrativos dos Duodécimos |
| 108 – | CAIF |
| 109 – | Comunicações de IPI e IRPJ |
| 110 – | DIRF |
| 111 – | Cartão do CNPJ |
| 112 – | Notificações – Auto de Infrações |
| 113 – | Baixa do CNPJ |
| 114 – | Certidão Negativa por Encerramento de Atividades |
| 115 – | Programa de Alimentação ao Trabalhador |
| 116 – | DNER |
| 117 – | Defesas |
| 118 – | Utilidade Pública |
| 119 – | Parcelamentos |
| 120 – | Termo de Opção – Simples |
| 121 – | Autorização do DAC |
| 122 – | IPEM |
| 123 – | Divisão de Censura de Diversões Públicas |
| 124 – | CADE – SDE |
200 – ESTADUAL
| 201 – | Declaração Cadastral (DECA) |
| 202 – | Declaração para Codificação de Atividade Econômica (DECAE) |
| 203 – | Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF) |
| 204 – | Índice de Participação dos Municípios (DIPAM) |
| 205 – | Licença da CETESB |
| 206 – | Demonstrativo das Operações Interestaduais |
| 207 – | Certidão Negativa do ICM |
| 208 – | Autorização para Confecção de Notas Fiscais |
| 209 – | Auto de infração |
| 210 – | Parcelamento do ICM |
| 211 – | Notificações |
| 212 – | FIC – Ficha de Inscrição do Contribuinte |
| 213 – | Declarações |
| 214 – | Alvará de Utilização – Secr. Saúde |
| 215 – | Modelos de Notas Fiscais |
| 216 – | Comprovação ZONA FRANCA |
| 217 – | Conselho Regional de Educação |
| 218 – | Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma) |
| 219 – | IBDF – IBAMA |
| 220 – | Defesas |
| 221 – | Licença da Divisão do Exercício Profissional |
| 222 – | Utilidade Pública |
| 223 – | Declaração de Microempresa |
| 224 – | Laudos Técnicos |
| 225 – | Pedido/ Comunicação Uso Processamento de Dados |
| 226 – | Vigilância Sanitária |
300 – MUNICIPAL
| 301 – | Guia de Inscrição ou Atualização |
| 302 – | Ficha de Inscrição no CCM |
| 303 – | Taxas de Licença |
| 304 – | Certidão Negativa do ISS |
| 305 – | Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME) |
| 306 – | Cadastramento de Anúncios (CADAN) |
| 307 – | Pedido de Vistoria |
| 308 – | Comunicados |
| 309 – | Imposto Predial |
| 310 – | Auto de Infração e Intimação |
| 311 – | Autorização para Impressão de Notas Fiscais |
| 312 – | Habite-se / Auto Vistoria |
| 313 – | Alvará de Funcionamento |
| 314 – | Defesas |
| 315 – | Utilidade Pública |
| 316 – | Declaração de Microempresa |
| 317 – | Parcelamentos |
| 318 – | Cancelamentos |
| 319 – | CONTRU/FICAM |
| 320 – | Regime Especial |
400 – MINISTÉRIO DO TRABALHO
| 401 – | Cadastro de Empresas |
| 402 – | Relação de Empregados Menores |
| 403 – | RAIS / DCPIS |
| 404 – | CIPA |
| 405 – | Certificados de Aprendizagem SENAI |
| 406 – | Reclamações Trabalhistas – Defesas |
| 407 – | Notificações/ Processos/ Autos de Infração |
| 408 – | Certificados de Aprovação das Instalações – CAI/DI |
| 409 – | Defesas |
| 410 – | Acordo de Compensação |
| 411 – | Laudos Técnicos |
500 – CONTRATO
| 501 – | Contrato Social – Ata de Constituição |
| 502 – | Alterações de Contrato |
| 503 – | Contrato de Locação |
| 504 – | Contrato de Uso de Veículos |
| 505 – | Cadastro da JUCESP |
| 506 – | Contrato de Assessoria |
| 507 – | Contrato de Prestação de Serviços |
| 508 – | Reuniões |
| 509 – | Publicações em Jornais |
| 510 – | Atas |
| 511 – | Contratos Diversos |
| 512 – | Comprovante de Caução de Locação |
| 513 – | Certidão Breve Relato – JUCESP |
| 514 – | Xerox das Exigências – JUCESP |
| 515 – | Declaração de Alienação de Participações Societárias |
| 516 – | Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA. |
| 517 – | Notificações |
| 518 – | Defesas |
| 519 – | Recadastramento – São Paulo Firma |
| 520 – | Buscas Jucesp/Cartórios |
600 – INSS
| 601 – | Pedido de Matrícula (Inicial) |
| 602 – | Certificado de Matrícula |
| 603 – | Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC) |
| 604 – | Certificado de Regularidade de Situação |
| 605 – | Certificado de Quitação |
| 606 – | Certificado de Taxa de Seguro |
| 607 – | Demonstrativo dos Salários de Contribuição |
| 608 – | C..B. |
| 609 – | Alterações: Nome, Endereço, CGC |
| 610 – | Declarações de Rendimento do INSS |
| 611 – | Comprovante Inscrição Contribuição Individual |
| 612 – | Carnês dos Sócios |
| 613 – | Recadastramento |
| 614 – | Autos de Infração |
| 615 – | Defesas |
| 616 – | SESI |
| 617 – | Termo Ação Fiscal – TAF |
| 618 – | Parcelamentos |
700 – SINDICAL
| 701 – | Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador |
| 702 – | Conselho Regional de Farmácia |
| 703 – | Dissídios Coletivos |
| 704 – | Acordos |
| 705 – | SENAI – CIESP – FIESP |
| 706 – | FINAME |
| 707 – | Certidões e Registros |
| 708 – | CRA |
| 709 – | CORCESP |
| 710 – | Conselho Regional de Contabilidade |
| 711 – | CRECI |
| 712 – | CREA |
| 713 – | Correspondência Sindicato Patronal |
| 714 – | CONAR (Legislação e Processos) |
| 715 – | SUSEP |
| 716 – | Certidão Negativa de Débito Salarial |
| 717 – | Conselho Regional de Medicina |
| 718 – | EMBRATUR |
| 719 – | Conselho Nacional do Cinema |
800 – DIVERSOS
| 801 – | CACEX |
| 803 – | Certidão de Registro de Capital Estrangeiro |
| 804 – | Procurações / Declarações |
| 805 – | Balanços e Balancetes |
| 806 – | Documentos dos Sócios ( xerox ) |
| 807 – | Marcas e Patentes |
| 808 – | Correspondências |
| 809 – | Consultas |
| 810 – | Certidões Negativas – Fórum – Cartórios – J.Federal – FGTS |
| 811 – | Escrituras |
| 812 – | Apuração do Ativo Imobilizado |
| 813 – | Ajustes de Balanço |
| 814 – | Laudo de Avaliação |
| 815 – | Relatórios |
| 816 – | Inventário |
| 817 | Depósito Inicial |
| 818 | Cadastro de Fornecedores e Associações |
| 819 | Convocações |
| 820 – | Atestado de Residência e Capacidade Técnica |
| 821 – | Cadastro de Bancos |
| 822 – | Mapas de Depreciações |
| 823 – | Alvarás |
| 824 – | Seguros |
| 825 – | Carta de Fiança |
| 826 – | Eletrobras |
| 827 – | BNDES |
| 828 – | Consórcios |
As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue:
| PASTA A/1 | PASTA B/2 | ||
| 1- | Guias de Recolhimento do INSS | 9 – | Guias de Apuração e Recolhimento do ICM |
| 2- | Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS | 10 – | Guias de Apuração e Recolhimento do IPI |
| 3 – | Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social | 11 – | |
| 4 – | Guias de Recolhimento do ISS | 12 – | |
| 5 – | Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados | 13 – | Orientações e Comunicados |
| 6 – | Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS | 14 – | Memos – Empresa Contábil |
| 7 – | Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial | 15 – | |
| 8 – | Folhas e Envelopes de Pagamento | 16 – | |
| PASTA C/3 | PASTA D/4 | ||
| 17- | Balanços | 25 – | Fichas Financeiras e Informes de Rendim. |
| 18- | Balancetes | 26 – | Folhas de Pagamento e Pro-Labore |
| 19- | Cadastros e Declarações | 27 – | |
| 20- | IBGE | 28 – | |
| 21- | DCTF | 29 – | |
| 22- | 30 – | ||
| 23- | 31 – | ||
| 24- | 32 – | Documentos dos Autônomos | |
| PASTA E/5 | |||
| FUNCIONÁRIOS | |||
| 33- | 40 – Empregados Desligados | ||
| 34- | 40.1 – | ||
| 35- | 40.2 – | ||
| 36- | 40.3 – | ||
| 37- | 40.4 – | ||
| 38- | 40.5 – | ||
| 39- | 40.6 – | ||
| 40.7 – | |||
| 40.8 – | |||
| 40.9 – | |||
| 40.10 – | |||
Prazos para guarda de documentos
A legislação estabelece diferentes prazos de manutenção e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situações em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias normas legais e dos vários ramos envolvidos (societário, tributário, trabalhista, previdenciário, etc.). A seguir, divulgamos algumas tabelas de guarda de documentos.
Prazos Federais
– Comercial
– Trabalhista e previdenciário
– Prazos Estaduais
– Prazos Municipais
– Livros Fiscais
